Las facturas son documentos que soportan transacciones de venta de bienes y servicios evidenciando la información esencial de del bien o servicio de dicha transacción.

Estos documentos deben obedecer a las condiciones de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) como es la expedición, recibo, rechazo y conservación. Por esta razón en la actualidad la factura electrónica no es únicamente el documento expedido a mano que se entrega al comprador de dicho bien.

Las transacciones de dichos intercambios tienen lugar a través de sistemas computacionales y soluciones tecnológicas que aseguran el cumplimiento de las condiciones establecidas por la DIAN.

En Colombia a través del decreto 2242 de 2015 se adoptó el modelo de facturación electrónica el cual esta compilado en el Decreto Único Reglamentario 1625 de 2016 cuyo objetivo fue extender el uso de la factura electrónica a todo el país.

De acuerdo con la DIAN los proveedores de productos y servicios tiene un plazo de 48 horas para emitir la factura que de constancia de la transacción con el cliente. Debido a esto se han decretado ciertas reglamentaciones para la expedición de la factura electrónica como es:

Formato estándar de generación de facturas XML que utiliza el estándar UBL V2.0 para su construcción. Este es de uso obligatorio para quienes facturen electrónicamente.

Otro tipo de formato estándar relacionado al proceso son las notas débito y notas crédito mediante a través de estas se realizan ajustes a facturas ya emitidas. También son en formato XML y UBL V2.0, son de carácter obligatorio.

Además de utiliza un complemento llamado firma digital que garantiza la integridad, autenticidad y evita el rechazo de la captura electrónica que fue emitida.

Se puede expedir también una representación gráfica con elementos técnicos como un código QR a quienes no reciben el formato estándar de facturación.


Normatividad de la facturación electrónica según la DIAN

Existe un proceso que se debe realizar de manera voluntario u obligada para poder facturar electrónicamente, esto con el fin de obtener la habilitación y los folios.

Según la normatividad de la DIAN existen dos maneras de realizar el proceso de la facturación electrónica, La primera es una solución de facturación electrónica dispuesta por el responsable de la facturación y la segunda es un servicio de un proveedor tecnológico de acuerdo a esta normatividad.

Ambas opciones incluyen los entes responsables de proceso de facturación electrónica: El facturado, el adquirente y el proveedor tecnológico. La facturación electrónica es obligatoria para aquellos seleccionados por la DIAN y voluntario para quien decida optar por este modelo de facturación.

De acuerdo con la ley 1819 de 2016 todas aquellas empresas constituidas que sean obligadas a pagar IVA y el impuesto al consumo tendrán como obligación expedir la factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019.

 

Beneficios de la facturación electrónica.

En base al tamaño de cada empresa, la facturación electrónica genera un ahorro en conceptos de emisión y gestión de facturas como por ejemplo en emisiones, envío, recepción, almacenaje, búsqueda, firma, devolución, pago, etc. La fluctuación en el proceso puede ser de entre el 40% y el 80%. Existen diferentes beneficios que posibilitan el ahorro como:

  • Oportunidad en el envío y recepción de facturas
  • Ahorro en el gasto de papelería
  • Mayor seguridad al almacenar la información y los documentos.
  • Facilidad en los procesos de auditoria
  • Disminuye la posibilidad de falsificación.
  • Agiliza la localización de información
  • Procesos administrativos más rápidos y eficientes
  • Reducción en los costos de operación
  • Mayor seguridad para la información y los documentos.
  • Reduce los tiempos de gestión
  • Agiliza el proceso de toma de decisiones.

El modelo de facturación electrónica en Colombia apenas está iniciando el proceso de reconocimiento y adaptación por parte de las empresas. En transfiriendo Soluciones tenemos las soluciones tecnológicas que le ayudaran a adaptar su empresa al nuevo modelo de facturación electrónica. Múdese a la facturación electrónica y disminuya costes innecesarios en su empresa mientras logra también agilizar sus procesos operacionales y de facturación.