¿Como saber si necesitas firma electrónica?

Ningún documento firmado con puño y letra puede considerarse firma electrónica debido a la equivalencia funcional y la integridad.

La firma electrónica se implementa mediante códigos,  contraseñas, los datos biométricos o claves criptográficas privadas que permiten identificar a una persona de manera confiable con la finalidad con que debe ser utilizada la firma.

En qué casos se considera la firma electrónica confiable:

  1. Al crear la firma se debe tener bajo el contexto de exclusividad únicamente para el firmante (Identificación).
  2. Se pueden detectar alteraciones de los mensajes de datos posteriores al momento de la firma (Integridad).

Conceptos y Resoluciones:

La firma electrónica se encuentra determinada en el artículo 7 de la ley 527 de 1999 y reglamentada por el decreto 2364 de 2012.  Este mecanismo permite a los usuarios dar más facilidad del uso, economía y usabilidad.

se debe obtener a través de un método de identificación y verificación del emisor del mensaje de datos. La verificación de este según el artículo 38 de acuerdo con el artículo 30 de la ley 527 de 1999 lo debe llevar a  cabo una entidad certificante quien a su vez debe certificara las firmas digitales de personas naturales y jurídicas y la creación de estas mismas.

Las entidades ya certificadoras de datos electrónicos deben cumplir con los requerimientos establecidos en el artículo 29 de la ley 527 de 1999, además de la reglamentación establecida en el decreto Nacional 1747 de 2000.

La captura de huella dactilar, toma de fotografía y digitación de documentos de los ciudadanos corresponden a la Resolución 1 de 2011.

El uso de la firma electrónica en ningún caso podrá ser excluyente de métodos y procedimientos que cumplan con los requisitos exigidos. Cuando se exige una firma se puede dar uso a la firma digital.

¿Qué las hacen confiables? los efectos jurídicos, la obligaciones de quienes firman electrónicamente y los criterios para establecer el grado de seguridad de la firma electrónica. Todo lo anterior corresponde al decreto 2364 de 2012.

En el  mismo año la ley 1564 expidió el  Código General de Procesos, estipula que los funcionarios y empleados judiciales deberán dar uso en todos sus escritos, la firma debe ir acompañada de una antefirma e igualmente podrán dar uso a la  firma electrónica de conformidad al reglamento que expide el consejo superior de la judicatura.

La firma electrónica no podrá ser excluyente de métodos o procedimientos según el decreto único reglamentario 1074 de 2015. En caso de que se exija una firma se podrá dar uso a la firma digital.

Los elementos que lo hacen confiable son los efectos jurídicos, las obligaciones de quien firma electrónicamente y los criterios para establecer el grado de seguridad de la firma electrónica.

La DIAN estableció  a través del decreto único reglamentario de 2016 que las personas naturales podrán utilizar la firma electrónica para el cumplimiento de la obligaciones tributarias a través de los servicios informáticos electrónicos. Previo al uso de la firma electrónica sin uso de mecanismo digital.

Los usuarios deberá suscribir un documento de acuerdo, en el cual se definirían las reglas que regirán las comunicaciones electrónicas contables entre el usuario y la DIAN.

La firma electrónica tendrá la misma validez y efectos jurídicos que la firma autógrafa.